- फाइल आएको दिनै निर्णय गर्नुपर्ने, मन्त्री–सचिवको तहमा समेत समयसीमा तोकियो, अनावश्यक कागजात माग्न र कारणबिनै फाइल फर्काउन नपाइने
- विगतमा पनि सरकारी काम छिटोछरितो बनाउने अनेक व्यवस्था आए, तर कार्यान्वयन कमजोर हुँदा सेवाग्राहीले सास्ती भोगिरहे; यसपटक डिजिटल ट्र्याकिङदेखि विभागीय कारबाहीसम्मको व्यवस्था कार्यान्वयनमा जोड
काठमाडौं । सरकारी कार्यालयमा एउटा फाइल कति दिनसम्म रोकिन्छ ? एउटा सामान्य काम सम्पन्न गर्न सेवाग्राहीले कति पटक कार्यालय धाउनुपर्छ ? मन्त्रीदेखि सचिव र तल्लो तहका कर्मचारीसम्मले निर्णय नगरी फाइल एकअर्काको टेबुलमा घुमाइरहने प्रवृत्तिको अन्त्य होला ? यी प्रश्नको जवाफ खोज्दै सरकारले सरकारी निर्णय प्रक्रियालाई समयबद्ध, सरल र डिजिटल बनाउने नयाँ व्यवस्था कार्यान्वयनमा ल्याएको छ।
सरकारी काममा हुने अनावश्यक ढिलासुस्ती, फाइल अड्काउने प्रवृत्ति, अतिरिक्त कागजात माग्ने र निर्णयको जिम्मेवारीबाट पन्छिने कार्यशैलीलाई नियन्त्रण गर्ने उद्देश्यसहित सरकारले ‘सरकारी निर्णय प्रक्रिया (सरलीकरण तथा डिजिटल बनाउने) सम्बन्धी नियमावली’ ल्याएको हो।
नयाँ नियमावलीले मन्त्री र सचिवदेखि तल्लो तहका निर्णय अधिकारीसम्मले कति समयभित्र निर्णय गरिसक्नुपर्ने भन्ने समयसीमा तोकेको छ। अब मन्त्री वा सचिवसमक्ष दिउँसो २ बजेअघि पुगेको फाइल सोही दिन र त्यसपछि पुगेको फाइल अर्को दिनभित्र निर्णय गरिसक्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ।
सरकारको यो कदम सरकारी प्रशासनलाई परिणाममुखी बनाउने दिशामा महत्वपूर्ण प्रयासका रूपमा हेरिएको छ। तर यसको सफलता नियमावलीमा व्यवस्था गरिएका प्रावधानमा भन्दा तिनको वास्तविक कार्यान्वयनमा निर्भर रहनेछ।
यसअघि पनि सुशासन ऐन, सरकारी कामकाजलाई छिटोछरितो बनाउने विभिन्न निर्देशिका, कार्यविधि तथा नियमहरू नआएका होइनन्। सरकारी कार्यालयमा सेवाग्राहीले अनावश्यक दुःख पाउन नहुने, निर्णय तोकिएको समयभित्र हुनुपर्ने र कर्मचारीले जिम्मेवारीबाट पन्छिन नपाउने व्यवस्था विगतदेखि नै हुँदै आएको हो। तर व्यवहारमा ती व्यवस्था प्रभावकारी रूपमा कार्यान्वयन हुन सकेनन्।
कानुन र नियममा समयसीमा तोकिए पनि फाइल महिनौँसम्म रोकिने, एउटा कार्यालयबाट अर्को कार्यालयमा पठाउने, थप कागजात मागेर सेवाग्राहीलाई हैरान बनाउने तथा निर्णय नगरी जिम्मेवारी पन्छाउने प्रवृत्ति कायमै रह्यो। त्यसैले यसपटकको नयाँ नियमावलीप्रति पनि मुख्य चासो यसको कार्यान्वयनमै केन्द्रित भएको छ।
मन्त्रीदेखि कर्मचारीसम्मलाई निर्णयको समयसीमा
नयाँ नियमावलीले सरकारी निर्णय प्रक्रियामा विभिन्न तहका पदाधिकारीको जिम्मेवारी र समयसीमा स्पष्ट पार्न खोजेको छ।
मन्त्रीस्तरबाट गर्नुपर्ने नीतिगत निर्णयमा टिप्पणीको तह तीनभन्दा बढी हुन नहुने व्यवस्था गरिएको छ। मन्त्रालयभित्रै एकभन्दा बढी पदाधिकारीको राय लिनुपर्ने अवस्था आएमा त्यही दिन बैठक राखेर आवश्यक परामर्श लिनुपर्नेछ।
मन्त्री वा सचिवभन्दा तल्लो तहका अधिकारीबाट हुने नियमित प्रकृतिका प्रशासनिक निर्णयमा टिप्पणीको तह दुईवटाभन्दा बढी हुन नहुने व्यवस्था छ। सेवाग्राहीबाट प्राप्त निवेदनमा सम्बन्धित अधिकारीले सोही दिन वा लगत्तै अर्को दिनभित्र निर्णय दिनुपर्नेछ।
तोकिएको समयभित्र निर्णय दिन नसकिने भए त्यसको कारण खुलाएर एक तह माथिल्लो अधिकारीसमक्ष पेस गर्नुपर्नेछ। यसले निर्णय नगरी फाइल थन्क्याएर राख्ने प्रवृत्तिलाई निरुत्साहित गर्ने अपेक्षा गरिएको छ।
त्यस्तै, कुनै सेवाग्राहीको फाइल फिर्ता गर्दा स्पष्ट कारण खुलाएर लिखित जानकारी दिनुपर्नेछ। आवश्यक कागजात नपुगेको, प्रस्ताव कानुनविपरीत भएको, अधिकारक्षेत्रबाहिरको विषय भएको वा तथ्यगत त्रुटि देखिएको अवस्थामा बाहेक फाइल फिर्ता गर्न नपाइने व्यवस्था गरिएको छ।
अनावश्यक कागजात माग्न र फाइल अड्काउन नपाइने
सरकारी कार्यालयमा सेवाग्राहीले भोग्दै आएको अर्को ठूलो समस्या हो– अनावश्यक कागजात माग्ने र निर्णय प्रक्रियालाई झन्झटिलो बनाउने प्रवृत्ति। नयाँ नियमावलीले यसलाई समेत नियन्त्रण गर्न खोजेको छ।
अब कुनै पदाधिकारीले निर्णय प्रक्रियामा अनावश्यक झन्झट सिर्जना गर्न, आवश्यक नभएका अतिरिक्त कागजात माग्न, कारण नखुलाई फाइल फिर्ता गर्न वा निर्णय प्रक्रिया अनावश्यक रूपमा रोक्न पाउने छैनन्।
कुनै निर्णयका लागि अर्को सार्वजनिक निकायको राय वा सहमति आवश्यक परे दुई दिनभित्र राय मागिसक्नुपर्नेछ। राय मागिएको निकायले बढीमा तीन दिनभित्र आफ्नो राय तथा परामर्श उपलब्ध गराइसक्नुपर्ने व्यवस्था छ।
यसले एउटा कार्यालयको निर्णय अर्को कार्यालयको राय नआएको बहानामा लामो समयसम्म रोकिरहने अवस्थालाई नियन्त्रण गर्न खोजेको छ।
डिजिटल ट्र्याकिङबाट फाइलको अवस्था सेवाग्राहीले नै थाहा पाउने
नयाँ नियमावलीको अर्को महत्वपूर्ण पक्ष सरकारी निर्णय प्रक्रियालाई डिजिटल प्रणालीमा लैजानु हो।
अब सार्वजनिक निकायमा दर्ता भएका निवेदन तथा फाइलको अभिलेख डिजिटल प्रणालीमा राख्नुपर्नेछ। फाइल दर्ता, टिप्पणी, राय, स्वीकृति, अभिलेखीकरण, सूचना आदानप्रदान तथा अनुगमनलगायतका काम डिजिटल माध्यमबाट गर्नुपर्ने व्यवस्था गरिएको छ।
डिजिटल प्रणालीमा दर्ता भएका नियमित प्रकृतिका प्रशासकीय फाइलमा सोही दिन निर्णय गर्नुपर्ने व्यवस्था छ। निर्णय प्रक्रियामा सहभागी हुने कर्मचारीको आधिकारिक डिजिटल हस्ताक्षरलाई समेत मान्यता दिइनेछ।
यसका साथै प्रत्येक फाइलको अवस्था डिजिटल प्रणालीमा देखिने गरी व्यवस्थापन गर्नुपर्नेछ। फाइल कुन अधिकारीको तहमा पुगेको छ, कहाँ रोकिएको छ र कति समयदेखि विचाराधीन छ भन्ने विवरण ट्र्याकिङ प्रणालीबाट अनुगमन गर्न सकिनेछ। सेवाग्राहीलाई समेत ट्र्याकिङ नम्बर उपलब्ध गराइने व्यवस्था छ।
यसले सरकारी कार्यालयमा फाइल हराउने, लुकाउने वा कुन तहमा रोकिएको छ भन्ने जानकारी नदिने प्रवृत्तिलाई नियन्त्रण गर्न सहयोग पुग्ने अपेक्षा गरिएको छ।
तीनपटकभन्दा बढी सचेत गराइए विभागीय कारबाही
नियमावलीले सरकारी अधिकारीको जिम्मेवारी र जवाफदेहितालाई पनि जोड दिएको छ।
प्रत्येक सार्वजनिक निकायले आफ्नो अधिकारक्षेत्रभित्र पर्ने सेवा, कार्य तथा निर्णयका लागि अधिकतम समयसीमा निर्धारण गरी सार्वजनिक गर्नुपर्नेछ। तोकिएको समयभित्र काम सम्पन्न नगर्ने अधिकारीलाई माथिल्लो तहका अधिकारीले सचेत गराउन सक्ने व्यवस्था छ।
वर्षमा तीनपटकभन्दा बढी सचेत गराइएका कर्मचारीमाथि विभागीय कारबाही हुने प्रावधानसमेत राखिएको छ।
यसले सरकारी कार्यालयमा काम नगर्दा वा निर्णय नगरी फाइल रोकिराख्दा पनि कुनै जवाफदेहिता बहन गर्नुनपर्ने अवस्थालाई अन्त्य गर्ने अपेक्षा गरिएको छ।
नियमावलीले निर्णय प्रक्रियामा कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) को सहयोग लिन सकिने व्यवस्थासमेत गरेको छ। डिजिटल प्रणाली लागू नभएका सार्वजनिक निकायमा भने कागजी प्रक्रियाबाटै निर्णय गर्न सकिने व्यवस्था छ।
कार्यान्वयन नै मुख्य परीक्षा
सरकारी निर्णय प्रक्रिया छिटोछरितो बनाउने उद्देश्यले ल्याइएको यो नियमावलीको प्रभावकारिता भने कार्यान्वयनबाटै पुष्टि हुनेछ।
विगतमा पनि सरकारी सेवा प्रवाहलाई चुस्त बनाउने, फाइलको तह घटाउने, निर्णय प्रक्रिया सरल बनाउने र कर्मचारीलाई जिम्मेवार बनाउने उद्देश्यका साथ विभिन्न कानुनी तथा नीतिगत व्यवस्था गरिएका थिए। तर अनुगमन र जवाफदेहिताको अभावमा ती व्यवस्था व्यवहारमा प्रभावकारी बन्न सकेनन्।
कतिपय अवस्थामा माथिल्लो तहका पदाधिकारीले नै निर्णय गर्न ढिलाइ गर्ने, जोखिम लिन नचाहने, निर्णयको जिम्मेवारी तल्लो तहमा सार्ने र फाइललाई लामो समयसम्म विचाराधीन राख्ने प्रवृत्ति देखिँदै आएको छ। यस्तो कार्यशैली परिवर्तन नगरी नियमावलीका प्रावधान मात्र लागू गरेर अपेक्षित परिणाम हासिल गर्न कठिन हुनेछ।
त्यसैले अब प्रधानमन्त्री तथा मन्त्रिपरिषद्को कार्यालय, सम्बन्धित मन्त्रालयका सचिव र विभागीय प्रमुखहरूले नियमावलीको कार्यान्वयनलाई प्राथमिकतामा राख्नुपर्ने देखिन्छ। तोकिएको समयसीमा पालना भए–नभएको नियमित अनुगमन, डिजिटल ट्र्याकिङको प्रभावकारी प्रयोग र जिम्मेवारी पूरा नगर्ने पदाधिकारीमाथि निष्पक्ष कारबाही हुन सके मात्र नयाँ व्यवस्था परिणाममुखी बन्न सक्छ।
सरकारी कार्यालयमा सेवाग्राहीले एउटा सामान्य कामका लागि हप्तौँ र महिनौँ कुर्नुपर्ने अवस्थाको अन्त्य हुनु आवश्यक छ। फाइलमा निर्णय गर्ने अधिकारीको जिम्मेवारी स्पष्ट हुनु र निर्णय प्रक्रियाको प्रत्येक तह जवाफदेही बन्नु सुशासनको आधार हो।
नयाँ नियमावलीले त्यसका लागि आवश्यक कानुनी आधार र समयसीमा निर्धारण गरेको छ। अब सरकारको वास्तविक परीक्षा नियम बनाउनुमा होइन, आफ्नै नियम कार्यान्वयन गराउनुमा हुनेछ। नियमावली कागजमै सीमित हुन्छ वा सरकारी कार्यालयको कार्यशैली नै बदल्छ भन्ने कुरा आगामी दिनको कार्यान्वयनले देखाउनेछ।
प्रतिक्रिया